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论民办高校的档案收集工作
源自:中国民办学校         日期:2010-3-30         浏览量:4500
重庆信息技术职业学院办公室阳文昌

     摘要:档案收集工作是档案管理全过程的关键环节,由于档案工作本身的属性决定了这项工作的艰巨性,复杂性。而高校档案收集工作又因高校档案的技术性、学术性等特征使得档案收集工作更为困难。二十世纪末,改革开放以后,在我国兴起民办高校浪潮,民办高校的档案收集工作固“民办”这一属性而尤为困难。

     关键词:民办高校,档案收集工作

     高校档案工作是高校管理工作的基础。高校档案部门作为教育改革整体中的一部份,其进一步深化改革的目的及任务逐渐明确,通过改革,它对教学、科研主体工作的辅助性和服务性逐步明显,与高校整体教育改革的关系日渐紧密,对高校发展的作用日益重要。高校档案部门作为高校改革工作深入全面开展的服务尖兵,在档案管理工作中档案收集工作的复杂性、艰巨性不言而喻。作好该项工作是加强档案基础业务建设,确定档案工作的服务性价值的首要环节。

     档案管理工作的科学性、政治性、技术性、服务性决定了档案收集工作的艰巨性、复杂性。档案管理的科学性就要求档案业务部门在档案收集过程要科学、合理的预立卷,建立科学合理的预立卷制度,服务性要求在具体开展档案收集工作中要有选择性地筛选出能为以后工作开展服务的文件材料存档,简言之就是得体现档案的服务性。技术性要求档案业务部门的工作人员要有一定的档案知识,能具体做到档案工作的要求,并非是任何人都能开展档案收集工作。政治性要求档案部门要具有高度责任心和较强的政治敏锐感和洞察力。所以档案工作本身也决定了其关键环节——档案收集工作的艰巨性和复杂性。

      高校档案收集工作除了具有档案工作本身属性外,还有科技性。高校所形成的档案除了一般国家行政事业单位所具备的收发文件外,还重点体现在学生学籍档案和科研单位形成的具有科学技术含量较高的科研性档案。学生学籍档案中又包含学生的户籍、学籍、党团组织关系以及学生在校学习情况记录等材料,单这一项就涉及到类目划分、地域划分等,在收集过程中给预立卷工作及完善带来了较高的难度。科研材料由于是科技含量较高、专业技术性较强、在收集过程中更为困难,其有一科研项目研究人员较多、材料分散,容易造成收集不全的情况,除此之外高校还涉及到教学仪器、设备以及基建材料等项目,所以高校的档案收集工作难度远远大于其它行政事业单位。

     民办高校作为改革开放后,伴随教育体制改革的新生产物,同公办高校相比又有其特殊性。民办高校办学资金来源于社会,节约成本的概念是不可避免的。正因为如此民办高校的档案工作往往易被忽视,档案管理难免漏洞百出,其主要表现有以下几个方面:

     1、学校领导不够重视,在抓学校发展的工作中忽略了档案管理工作。

     2、档案业务部门组织机构建设不完善,甚至有部份民办高校没有专门的档案室(中心),更不用说档案管理网络。

     3、档案部门,档案管理网络队伍没有专职档案人员,档案管理人员大都由其它部门人员兼职,造成档案管理人员业务素质不高、能力较低。

     4、各部门工作人员因素质参差不齐,档案意识不强。

     除此之外还有民办高校师资队伍及管理人员的流动性较大,造成档案专兼职人员经常调换、变更,在此过程中档案收集工作移交不够清楚,同时这也给人事档案的收集工作带来了很大的难度。这些因素都严重制约着民办高校的档案的收集工作,成了民办高校档案收集工作的一个“瓶颈”。

    “当前,档案工作的外部条件继续在变化,档案工作的内在需求在不断发展,档案事业有评多新的领域等待我们去开拓,有许多急迫的难题需要我们去破解”。①完善民办高校档案收集工作,打破这一固有的“瓶颈”,做好这一工作成了亟待解决,迫在眉睫的问题。对此,作者就工作中遇到的问题谈谈粗浅认识。

一、重度重视、加强领导。学校校长要亲自过问档案工作。

     分管档案工作的领导以身作则做好档案工作,做好档案宣传工作。学校领导在抓其它工作同时抓档案工作,在抓档案工作的同时抓档案收集工作,在日常工作中切实做到“三纳入”、“四同步”,即“把档案工作纳入学的整体发展规划;把各部门立卷归档工作纳入学校各部门岗位职责;纳入学校教学、科研和各项管理人员的职责范围”。“布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作”。②重视专兼职档案工作人员的辛勤劳动,关心他们的工作、学习,切实组织好本部门的档案收集工作,解决档案实际工作中的实际问题,在分管档案工作领导及专兼职档案工作人员离任或调动时,及时做好档案的移交和街接工作,以保证档案工作的连续性。

二、配备档案工作所需设施设备。

     档案工作技术与设备现代化,档案管理机构与馆(室)藏合理化,档案信息服务的社会化和档案工作组织管理的科学经是我国档案工作现代化的基本标志。③学校档案室(中心)、各部门档案工作人员均应配起钉器、档案盒等档案工作所必需设施设备,让所有档案工作人员能及时、迅捷地开展档案收集、整理工作。尤其是兼职档案工作人员,由于事务繁杂,而档案收集工作又要求细致、规范,故必要的设施设备是做好该项工作的基础。

三、完善档案管理组织机构建设,构建档案工作网络队伍。

     造就一支具有坚定理想信念,掌握现代科技知识和专业技能,胜任本职工作,富有创新能力的档案工作员队伍,己经成为我们的当务之急。⑤档案工作网络队伍的建设是落实部门立卷工作的根本保证。学校除学校设综合档案(中心)外,各教学系部、职能科室,实验中心及科研单位均应指定兼职档案工作人员,切实加强各部门的档案收集工作。在档案管理工作上形成网络队伍,全方位地收集学校各方面的归档材料。

四、建立健全档案工作各项制度,提高网络队伍的工作效率。

     谋斯指出:“制度是一个社会的游戏规划,更规范地说,它们是决定人们的相互关系而人为设定的一些制约”。③制度是有形的。“制度的一个主要功能在于向人们提供一个日常生活的结构来减少不确定性,它可以减少人们交易的费用,相互限定了选择的范围。”④所以,在完善档案工作组织机构和网络队伍的基础上,将档案工作制度化,学校档案室(中心)根据中华人民共和国《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》,结合学校的实际情况,制定《档案管理工作规定》、《档案工作人员职责》、《档案借阅制度》等一系列档案管理制度,将责任落实到人,切实加强档案收集工作。

五、加强“两法”学习,加强岗位培训。

     针对民办高校档案工作人员的业务素质,切实加强《档案法》及《普通高等学校档案管理办法》,是提高档案工作人员业务素质的重要途径之一。档案部门结合学校的实际情况,适时举办学习“两法”的知识讲座,聘请专家教授进行讲解。学校和各部门积极创造条件,给他们参加培训的机会,加强对档案管理工作人员尤其是兼职队伍的业务培训,力争让他们主动做好本部门的档案工作。

六、加强学校档案(室)中心。对各部门的业务指导。

     档案工作的监督指导体现的是档案部门的行政管理职能,这一职能往往被人们所忽视,实践证明它对档案的收集工作,预立卷等是有不可忽视的作用。但其前提是学校档案部门的专职工作人员必须具备档案专业的基本理论与技术,有较强的综合归纳能力和沟通协调能力,同时也要熟悉党和国家关于档案工作的方针、政策、档案工作原则、办法以及各时期的任务、要求,了解各部门各阶段的档案工作情况。这样才能在指导业务部门工作时进一步做好档案收集工作,规范档案管理工作。

     民办高校的档案收集工作是一项任重而道远的系统工程,需要学校领导的重视和支持,各部门的密切配合。只有从根本上认识到其重要性和完整性,才能维持学校档案收集工作的科学、合理性,推动学校的可持续发展。

     参考文献:

     1、《档案学研究》,吴健著

     2、《档案学通讯》,2001年第6期,2002年第1期

     3、《档案管理学》,邓绍兴、陈智为主编

     4、《高等学校档案关体分类法与高等学校档案工作规范》,1994年1月成都第一版

     注释:

     ①摘引自《普通高等学校档案管理办法》

     ②诺斯《制度、制度变迁与经济效益》上海三联出版社,1994年版,第1页。

     ③黄少军、何华权《政府经济学》,中日经济出版社,1998版,第187页。

     ④摘引自王刚同志在全国档案局长馆长会议上的讲话。

     ⑤吴宝康《档案学概论》中国人民大学出版社,1988年版,第139页。

     ⑥毛福民《学习贯彻党的十六大精神,开创中国特色社会主义档宁事业新局面》,《重庆档案》2003年第1期11页。

 
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